Les bonnes habitudes !
Préconisations et exemples de pistes pour réduire le coût des frais généraux…
1ère piste : Contrôlez vos factures
Vérifiez toutes vos factures et faites le rapprochement avec les relevés des compteurs, même avec les très grosses sociétés, les erreurs sont courantes, bizarre. Pratiquement toutes les sociétés commettent des erreurs bien souvent à leur avantage.
Exemple une société d’énergie nous à facturé des mauvais relevés pour une somme de 3810€. L’équivalent de 30 % de la consommation annuelle de l’établissement.
Conseil :
Déléguer une personne responsable du rapprochement de l’ensemble des factures fluides. Mettre en place un tableau des consommations (électricité, eau, gaz, fioul).
Chasser le gaspi. Si l’expression a vieilli, réduire les coûts reste un des leviers principaux pour équilibrer son budget. L’exercice, pas toujours agréable sur le moment, réserve in fine de bonnes surprises. Vade-mecum à suivre…
La maîtrise des coûts est indispensable quand les charges augmentent et que les budgets stagnent, voire se réduisent. Quant au mode opératoire, pas de mystère : il n’y a que deux voies, maîtriser ses coûts, ou ses consommations. L’esprit d’économie se cultive en permanence !
2ème piste : Centraliser
Les frais généraux relèvent souvent de tout un chacun. L’entreprise a abandonné les achats à des secrétariats non responsabilisés ou aux opérationnels. Sans parler des « achats sauvages ». Alors, les achats hors production sont dispersés et pas gérés. « Les achats périphériques sont souvent d’un montant supérieur aux achats stratégiques et sont éclatés entre de multiples comptes », Le directeur informatique achète lui-même ses ordinateurs, le patron du marketing choisit ses prestataires, le DRH ses sociétés d’intérim… aucun n’entre dans le giron du patron des achats ! A défaut de pouvoir vous payer un poste de directeur des achats à temps plein encadrant trois acheteurs spécialisés, vous pouvez déjà confier la responsabilité une seule et même personne. Laquelle recensera les besoins et identifiera dans l’existant « qui a quoi ». Une direction des achats, le service aura un rôle d’expertise sur les différents marchés et de contre-pouvoir par rapport aux opérationnels. « L’opérationnel exprime un besoin, et l’acheteur négocie le meilleur prix. » Pour optimiser la surface au sol, certaines équipes techniques sont passées du bureau individuel cloisonné au plateau, et les bureaux ont été disposés en étoile. Réduire la taille des bureaux n’est pas une mesure populaire, mais c’est une question de courage et, en quinze jours, les gens se sont habitués. Vous pouvez économiser un tiers de la surface totale et sous-loué les mètres carrés dégagés, ce qui rapporte des milliers d’euros par an. »
« 10 à 20 % d’économie c’est l’effet levier d’une centralisation des achats »
3ème piste : Vérifier les contrats, comparer et renégocier !
La personne chargée de suivre les frais généraux doit éplucher les contrats en cours et les tarifs tous les ans. Même si leur exécution ne pose aucun problème. Ne vous engagez pas sur des contrats pluriannuels, surtout dans des marchés très évolutifs comme les fluides ou la téléphonie. « On ne pense pas assez à renégocier les abonnements et forfaits (téléphonie mobile, internet…). Je les revois tous les ans. Je change régulièrement d’opérateur. Comme ces derniers privilégient les nouveaux clients par rapport aux anciens, autant en profiter ». Pensez donc à renégocier systématiquement, selon le bon vieux principe : « Qui ne tente rien… » L’important est de professionnaliser votre démarche de consultation : de quoi avez-vous vraiment besoin ? Comment allez-vous faire pour l’acheter au meilleur prix ? Au besoin, le recours à un Consultant Achats peut vous permettre d’aller plus loin dans le questionnement sur le modèle économique d’opérateurs qui compliquent à l’envi leur grille tarifaire (propreté, informatique, télécoms…). Les chasseurs de coûts, ont bâti des grilles de questions pointues pour obtenir plus de transparence dans les prix. Enfin, gardez l’œil et l’esprit ouvert. Soyez à l’affût des opportunités.
4 ème piste : Lancer des appels d’offres
Scandaleux ! « Des écarts de prix de 200 % pour un même service (téléphonie ou data), et ce, chez le même opérateur, selon que l’entreprise surveille ses achats télécoms ou pas », qui a développé une expertise sur le marché des télécoms. Sur ce poste précis, trop souvent, les entreprises se laissent hypnotiser par le marketing très au point des fournisseurs, qui uniformisent leur discours… L’antidote ? Analyser ses dépenses, ses modes de consommation, estimer ses vrais besoins et… être un peu plus exigeant dans sa démarche achats ! Lancer un appel d’offres peut s’imposer. Cela doit devenir un réflexe pour les achats lourds. » N’hésitez pas à faire jouer la concurrence.
5 ème piste : Faire le tri parmi les fournisseurs
Vous avez répertorié vos fournisseurs, vous les avez regroupés. Pour aller au bout du ménage, reste à les trier et… à en éliminer. Les grands donneurs d’ordre qui font actuellement le ménage dans leurs fournisseurs et sous-traitants ne se privent pas de mettre en œuvre ces préconisations serinées par les cost-killers et conseils en organisation. « Comme eux, vous pouvez éliminer les fournisseurs de classe C (petits achats de petit montant) ». Un grand nombre de vos fournisseurs ne sont pas directement en rapport avec votre cœur de métier. Ils représentent peu en volume mais coûtent en temps administratif. Éliminer une grande partie des fournisseurs non stratégiques et chronophages vous épargnera le rituel de les voir deux fois par an pour leur dire : « Vous êtes trop cher ! » Par catégorie d’achats, vous pouvez retenir le(s) fournisseur(s) préféré(s) avec le(s)quel(s) vous allez travailler, plutôt que de le(s) multiplier. Avec ce fournisseur privilégié, vous pourrez instaurer un dialogue constructif et, si besoin, passer un contrat pluriannuel. Pour réaliser de vraies économies dans la durée et mettre en place une liste des essentiels (produits ou articles ciblés), il vaut parfois mieux retenir le mieux-disant que le moins-disant. Si vous achetez uniquement un prix, vous pouvez récupérer des consommables incompatibles avec votre équipement. Bref, achetez intelligemment ! Pensez à anticiper. Tout marché connaît des hauts et des bas : le consulting et autres prestations intellectuelles notamment. « Acheter ponctuellement à très bon prix quand le marché est bas si vous n’avez pas négocié dans la durée est très risqué. Quand le marché redeviendra florissant, vous paierez alors très cher. De plus, vous n’aurez pas les meilleurs consultants, mais des juniors que vous formerez. »
6 ème piste : Tendre vers le zéro papier
Informatiser et simplifier les procédures de commande permet de réaliser ainsi des gains de productivité considérables en comptabilité. « Dans beaucoup d’établissements, en dématérialisant, on peut passer de 600 factures papier par an à 60 factures électroniques. On frôle le zéro papier, sauf facture récapitulative annuelle. Cela permet de faire le point sur le CA réaliser avec chaque fournisseur et de faire le rapprochement des dépenses réalisées. C’est écologiquement vertueux », cela représente aussi un gain de temps : « Grâce à la direction achat, la demande formulée le matin peut être satisfaite le soir, ce qui est quasi impossible avec des procédures papier réclamant plusieurs signatures d’autorisation. » Autre outil à envisager, la carte d’achat (P-Card, pour Purchasing Card), moyen de paiement dématérialisé. Elle réduit de 80 % le coût de traitement d’une transaction ! Elle permet de réduire la paperasse liée au compte fournisseurs de 50 %. Apparue dans les années 1990, destinée aux achats hors production (fournitures de bureau, petit outillage, frais d’intérim ou de voyages d’affaires…), elle se développe en Europe depuis quelques années : selon l’Apeca (Association des professionnels européens de la carte d’achat), il y a 3 millions de porteurs environ. Elle fonctionne par des accords entre l’entreprise, ses fournisseurs et les établissements financiers. « En imprimant le papier recto verso, vous pouvez économiser de grosses sommes sur un an »
7 ème piste : Res-pon-sa-bi-li-ser les salariés
La vie de bureau consomme trop. Fournitures de bureau, papier… la gabegie règne ! Un seul exemple : on imprime ses mails parce que c’est plus confortable de lire sur papier que sur écran. « Un salarié moyen imprime 1 200 feuilles par mois au bureau, et 44 % de ces feuilles ne servent que pour la journée », a calculé Xerox. Réflexe basique et indolore : faire appel au civisme des salariés, signaler à leur attention les excès éventuels constatés. Moins indolore : en amont, limiter au juste nécessaire la liste des produits accessibles aux salariés. En établissant des catégories restreintes d’achats, on limite les dérives : la rentrée des classes, terreur des services généraux, commence dans les entreprises françaises en juin…
« Nous économisons 35 % sur la facture d’électricité grâce à une habile gestion technique du bâtiment en remplaçant l’éclairage permanent dans les escaliers par des détecteurs de mouvement : ils éteignent la lumière s’ils ne détectent pas de présence humaine.
« Nous avons remplacé l’éclairage permanent par des détecteurs de mouvement »
Vous pouvez aussi mettre en place un plan d’action basique : il sera d’autant plus efficace que vous aurez bien communiqué en interne. Rappeler de fermer les fenêtres quand la climatisation ou le chauffage sont allumés ou d’éteindre la lumière en sortant d’une pièce peut faire économiser des sommes rondelettes ! Toutefois, si le personnel tarde à adopter ces gestes simples, vous pouvez aussi parier sur la loi du moindre effort. « Nous avons supprimé les imprimantes personnelles : comme il faut se déplacer, les gens impriment moins ! » explique un membre de l’Arseg. Un autre, pour alléger la facture d’eau, a fait installer des robinets à cellule infrarouge (qui s’éteignent automatiquement) dans les WC. « Investissement très vite amorti… » Mais, pour responsabiliser le personnel, rien de mieux que le P-DG qui montre l’exemple et paie de sa personne.
8e piste : Mettre en place des outils de reporting
Dernière piste dans la quête des économies : suivre à la trace l’évolution des consommations et détecter les anomalies. Ces outils font prendre conscience aux salariés qu’il y a un contrôle. Cela peut les aider à changer de comportement… « Les gens doivent se sentir contrôlés pour s’autodiscipliner ». C’est humain, les chefs de service ont du mal à dire à leurs collaborateurs qu’ils abusent. Envoyer à chaque utilisateur de téléphone professionnel un relevé de sa consommation avec la date, la durée et l’heure peut dissuader ou limiter les abus. « Un collaborateur fait le plein d’essence le vendredi et le dimanche soir. Lui envoyer un double de son relevé de consommation doit lui faire prendre conscience que ça laisse des traces et qu’il ne doit pas gruger l’entreprise.
Le saviez-vous ?
Un salarié moyen imprime 1 200 feuilles par an et 44 % de ces feuilles ne servent que pour la journée (source : étude Xerox).
Les factures d’eau aux entreprises comportent 75 % d’erreurs ! (Source : Cristal Décisions). Trois entreprises sur quatre paient une facture excessive.
